공문서 작성법 #

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  • 작성일: 2014-11-03
  • 편집자: 강병철 (아래 자료를 편집함)
• 편집에 사용한 자료
  • 김승주 fb.com/skim71, <기술 글쓰기(II)>
  • 중앙공무원교육원 http://www.coti.go.kr, <보고서 작성 매뉴얼>
  • 블로그 http://myhome.naver.com/bybyo/index.html

제1부: 배경 #

• 공문서의 정의
• 우리나라 공문서
• 회사에서 왜 배우나?

공문서 #

• 문서의 정의
  • '행정업무의 효율적 운영에 관한 규정' 제3조1호
  • '공문서라 함은 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다) 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다'라고 규정
• 문서의 필요성
  • 모든 행정사무는 문서에서 시작하여 문서로 끝남
  • 문서의 주요기능은 의사전달과 의사보존이라고 할 수 있음.

우리나라 공문서: 개조식 #

• 우리나라 행정에서 개조식(article-type description)은 미국에서 도입됨.

  • 미국의 행정 -> 우리나라 군대행정 -> 5.16 직후부터 군대행정이 일반행정에 본격 유입
  • 분초를 다투는 전장에서 의사소통의 효율성은 매우 중요하며 많은 정보를 요약하여 일목요연하게 볼 수 있게 해야 하기 때문에 브리핑(briefing)이 발달함.

• 공무원의 일과는 쓰기로 시작해서 쓰기로 끝난다

  • 공무원은 하루 종일 쓴다. 정책을 기획하든 이를 집행하든 1차적인 성과물은 문서임.

공문서 작성 매뉴얼의 비사 #

• 문서작성에 대한 지침이 없다
  • ⌜사무관리규정⌟이 유일하다. 이는 문서서식이나 기안문 작성방법에 대해 기본적인 사항만 알려준다. 문서작성법이 그동안 없었던 이유를 정리해 보면
  • 문서의 목적과 종류가 워낙 다양하고
  • 부서마다 독특한 양식(Style)이 있고
  • 결재권자의 취향에 크게 좌우되기 때문임
  • --> 공무원이 문서를 제대로 쓰도록 안내하는 자료도 없고 교육도 없음.
  • --> 공무원은 직장에서 ‘깨져가며’ 스스로 터득함.
  • --> 낮은 생산성!
• 대통령과 비서실이 나섰다
  • 노무현 대통령은 보고를 받으면서 보고서 작성과 관련하여 여러 차례 지적
  • 급기야는 비서실내에서 ‘보고서 품질향상연구팀’이 발족(05.5)하여 ‘보고서 작성 매뉴얼<보고서 잘 쓰는 방법>’을 만들어 대통령에게 보고(05.10)
  • 이 매뉴얼은 각 부처에 이첩되어 빠르게 확산

회사에서 왜 배우나? #

• 우리회사 매출의 70% 이상은 직간접적으로 공공 예산과 관련이 있음.
• 공공 예산의 과정
  • 기획 --> 예산편성 --> 집행 --> 결과평가
  • 모든 단계에서 공문서 작성이 필요
• 발표순서
  1. 힘글 쓰기
  2. 공문서/보고서 작성법 (공무원 입장에서)
  3. 과학 및 생물정보 공문서 관련 작성 팁

제2부: 힘글! #

• 힘글의 이론적 배경
• 실용적인 글
• 힘글 쓰기
• 글 및 문단의 형식
  • 문장, 문단, 단어
• 힘글 쓰기 과정

이론적 배경 #

• 받아들이는 정보의 양에 비례
  • 자주 반복하면 단순 기억이 증가함.
• 선택과 집중
  • 관심 있는 정보만 선택하고 쓸데없는 데는 관여하지 않음.
• 체계화에 비례
  • 단기기억 : 7±2개의 요소를 기억 -> 덩이지기(clustering)가 유리
  • 장기기억 : 저장의 효율화를 위해 정보를 조직화(organize)함
• 상위의 개념, 명제에 이를수록 유리
  • 하위 개념의 일부만 회상되어도 전체가 쉽게 재구성됨.

힘글쓰기의 원리 #

• 덩이를 만든다.
  • 같은 성격으로 되어 있는 개념은 최대한 묶어서 수평적으로 처리한다.
  • 여러 덩이를 연결시키는 연상고리를 만든 후 큰 것부터 가지를 쳐서 내려간다.
• 상대 위주로 정보를 객관화한다.
  • 읽을 상대를 분석한다.
  • 나(I).라는 단어를 자제하고 되도록 .너(You).를 쓴다.
    • 미국은 학생이 글을 쓸 때 하나의 글에 .I.라는 주어를 3개 이하로 쓰도록 한다.
  • 서론에서 배경은 상대에게 최소한도로 필요한 것만 적는다.
  • 전문용어를 가려서 쓴다.
• 공학적으로 접근한다.
  • 글의 구조를 표준화한다.
  • 문단구조를 표준화한다.
  • 문장구조를 표준화한다.
  • 자동기계번역이 잘 되는 형태로 쓴다.

실용적인 글 #

• 우리글의 문형은 미괄식: 서술어가 뒤에 나옴
  • 1형식(주어 + 서술어): (예) 나는 가수다.
  • 2형식(주어 + 목적어 + 서술어): (예) 나는 노래를 좋아한다.
  • 3형식(주어 + 보어 + 서술어): (예) 나는 가수가 된다.
• 우리가 작성해야 하는 것은 실용적인 글
  • 문학적인 글 = Impress
  • 실용적인 글 = Express
    • 3C: Correct(정확), Clear(명료), Concise(간결)

힘글 쓰기 #

• 남캘리포니아(Southern California) 대학의 스파크스(J.E.Sparks) 박사는 소설체 작가를 제외한 나머지 모든 작가의 글쓰기 방식을 조사
  • 선 'main idea 제시' 후 'details로 뒷받침'
  • 이후 스파크스 박사는 힘글쓰기(The Power Writing) 원리를 고안하여 1982년 저서 Write for Power에서 소개

글 및 문단의 형식 #

• 기획 (목적이 무엇인가? / 상대가 누구인가? / 상대가 가진 배경 지식은?)
  • Point) 주제 / 주장
  • Reason) 근거 (방법 / 이유)
  • Example) 증명 (자료 / 의견 / 사실 / 사례)
  • Point) 주제 / 주장 강조 (단, 단순반복이 아니고 다른 표현으로 바꾸어 강조효과를 줌)
• 직렬형: P-R-E-P
• 병렬형: P-R-R-P
• 직렬-병령확장형: P'-R'(P-R-E)-R'(P-R-E)-P'

문단, 문장, 단어(1/2) #

• 하나의 문단은 하나의 주제 (One Paragraph, One Topic)
  • 한 문단은 소주제 하나와 뒷받침 문장으로 이루어짐.
    • Point) 주제/주장 ... 소주제문
    • Reason) 근거 ... 뒷받침 설명
    • Example) 증명 ... 뒷받침 설명을 더욱 구체화
    • Point) 주제/주장 강조 ... 소주제문을 다시 강조
• 문단의 간판인 소주제문은 한 문장으로 간단명료하게 씀.

문단, 문장, 단어(2/2) #

• 한 문장에는 한 의미만을 담음. (One Sentence, One Idea)
  • 한 문장은 한 번의 숨으로 읽을 수 있는 분량 (16단어, 최악의 경우 20단어)임.
  • 한 문장에는 하나의 마침표만을 찍음.
• 한 단어는 한 개념만을 가짐. (One Word, One Meaning)
  • 문맥에 맞는 적확한 단어는 오직 하나임.

힘글 쓰기 과정 #

• Pre-Writitng (글쓰기 준비)
• Organization (글의 구조 결정)
• Writing (글쓰기)
• Editing (맞춤법 교정)
• Re-Writing (편집하기, 글의 구조와 논리 확인)

힘글 쓰기 과정: Pre-Writing #

• 주제 결정
  • 주제의 범위는 구체적으로!
• 관련 자료 수집
  • 책, 신문, 인터넷, 인터뷰, 실험, Brainstorming 등을 활용

힘글 쓰기 과정: Organization(1/3) #

• 서론, 본론 및 결론의 개요를 적어봄으로써 논리전개 구도를 구상함.
  • 단, 본론 및 결론을 먼저 작성하고 서론은 뒤에 쓰는 것이 좋음.
• 건물(본론, 결론)을 먼저 짓지, 간판(서론)부터 거는 법은 없음.
  • 서론을 먼저 쓰면 십중팔구 주제를 넓게 잡아 글쓰기에 실패하게 됨.
• 본론의 구조
  • 자연적 구상
    • 시간적 구상
    • 공간적 구상

힘글 쓰기 과정: Organization(2/3) #

• 본론의 구조
  • 논리적 구상
    • 거시적 구상
      • 3단 구성 : 서론-본론-결론 / 도입-전개-정리
      • 4단 구성 : 기-승-전-결
      • 5단 구성 : 주의환기-과제제시-과제해명-해명의 구체화-결론
  • 미시적 구상
    • 문제-해결(귀납적 배열), 해결-문제(연역적 배열)
    • 원인-결과(귀납적 배열), 결과-원인(연역적 배열)
    • 비교나 대조 또는 옹호나 비판
    • 열거 (동등가치를 가나다 순으로)
    • 점층 : 중요하지 않은 것 -> 중요한 것 (미괄식 배열)
      • 중요한 것 -> 중요하지 않은 것 (두괄식 배열)

힘글 쓰기 과정: Organization(3/3) #

• 결론의 구조
  • 결론의 앞부분에는 본문에서 다룬 내용을 간략히 요약함.
  • 마지막에 이를 종합한 하나의 통합된 의견(주제문)을 제시함.
• 서론의 구조
  • 서론은 제일 나중에 씀.
  • 최소한의 설명만으로 글을 쓰는 배경을 설명함.

힘글 쓰기 과정: Writing #

• 직렬형: P-R-E-P
• 병렬형: P-R-R-P
• 직렬-병령확장형: P'-R'(P-R-E)-R'(P-R-E)-P'
• 기타

힘글 쓰기 과정: Editing #

• 단어는 맞춤법에 맞는가?
• 문장부호(마침표, 쉼표 등)가 정확한가?
• 명사로 끝나는 문장은 마침표를 찍지 않고, 명사형으로 끝나는 문장은 반드시 마침표를 찍음.
  • 단어(one word, one meaning)가 정확히 사용되었는가?
• 주어가 있는가?
• 주어와 서술어가 호응하는가?
• 수식어의 위치가 피수식어와 멀지 않는가?
• 한 문장에는 한 의미(one sentence, one idea)만을 담고 있는가?
• 한 문장에는 하나의 구두점만 있는가?
• 한 문장이 20단어 이하인가?
• 한 문단은 하나의 소주제(one paragraph, one topic)만을 담고 있는가?
• 문단은 줄 바꾸기로 시작하였는가?
• 문단의 시작은 들여쓰기를 하고 있는가?
• 소주제문의 위치가 문단 앞에 나온 두괄식인가?

힘글 쓰기 과정: Re-Writing #

• 주제가 일관되게 통일성을 유지하고 있는가?
• 읽을 상대를 충분히 고려하고 있는가?
• 제목이 핵심내용을 담고 있는가?
• 배경설명이 너무 기초적이거나 어렵지 않은가?
• 시각자료를 최대한 활용하고 있는가?
• 정보가 중요한 것부터 제시되고 있는가?
• 수직논리에 논리의 비약이 없는가?
• 수평논리가 균형(맥킨지의 MCME 기법 : Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive; 상호 중복 없이, 그럼에도 전체 누락 없이)을 이루고 있는가?
• 글을 읽다가 되돌아 와서 읽어야 하는 구절은 없는가?
• 정확한가(correct)?
• 간결한가(concise)?
• 중복된 표현은 없는가(clear)?

이렇게 기계적으로 해야 하나? #

• 글이 논리적·기계적이면, 글을 읽는 사람은 핵심정보를 약속된 위치에서 찾아내 빠르고, 정확하고, 쉽게 이해하게 됨.
• 재미를 주는 글이라면 사람들은 한가로이 글을 읽지만, 정보를 전달하는 글이라면 속독이 가능해야 함.
• 기본틀은 반드시 익혀놓고 기교를 부릴 것!

제3부: 실용 사례 #

• 힘글 예시
• 보고서 쓰기 원칙
• 사례

힘글 예시 #

• 2002년 대선후보 토론회 (김승주)
  • 정후보 : 충분한 검토 없이 행정수도를 충청권으로 이전하겠다는 발표가 바람직하다고 보십니까?
  • 노후보 : 행정수도 이전은 오래 생각한 것이고, 꼭 필요하고, 가능한 것입니다. 이미 75년과 83년에 검토되었는데 국토의 중앙인 충청권이 가장 유력한 후보지로 조사되었습니다. 행정수도 이전이 왜 필요하냐 하면 수도권 과밀로 인해 교육, 환경, 교통문제와 집값 폭등으로 서민이 엄청난 고통을 받고 있기 때문입니다. 지방발전 측면에서도 바람직하여 모두에게 좋은 것입니다.
• 2002년 대선후보 토론회 (김승주)
  • 노후보 : 정후보는 교육부 폐지를 주장하시지요?
  • 사회자 : 이번에는 답변시간을 꼭 지켜주시기 바랍니다.
  • 정후보 : 교육부 이상주 부총리는 울산대학교 총장을 지냈고 저는 이사장을 맡고 있어서 잘 아는 사이인데 교육부를 제가 폐지하는 것으로 알려져 개인적으로 그 분에게 송구스럽게 생각합니다. 교육부는 평가와 정보제공기능을 맡고 교육의 실질적인 권한은 지방자치단체와 학교에 주자는 것입니다 … (1분 시간초과) … 교육부를 폐지하자는 것이 아닙니다. 교육감도 주민직선에 의해 뽑는 것이 바람직합니다.

보고서 쓰기 - 일반원칙 #

• KISS 법칙
• 보고 받을 사람의 입장에서 생각할 것.
• 부정적인 표현보다는 긍정적인 표현으로 일관하고, 확신에 찬 표현을 사용할 것.
  • 단 최고, 지상최대, 가장 사랑 받는 등의 극찬이나 자랑하는 표현은 사용하지 말 것.
• 반드시 처리기한과 견해를 달리하거나 문제점에 대해서는 진언하여 명확히 하여 둘 것.
• 결론과 중요사항을 먼저 나오게 하고 간결하게 씀.
• 제목에는 핵심사항을 간결하게 적음.
• 요약과 권고사항을 중시함.
  • 임원이 아랫사람의 보고서를 볼 때, ( ) -> ( ) -> ( ) -> ( ) -> ( )의 순
  • 특히 ( )을 가장 자세하게 읽음
• 보충자료를 추가함. 이해가 어려운 부분은 그림이나 도표를 활용함.

KISS #

Keep It Short & Simple

보고서 쓰기 - 절대적 금지사항 #

• 오자나 탈자가 없도록 완벽히 교정할 것.
• 아무리 긴 문장이라도 40 단어 미만으로 잘라서 표현함. 8 사람이 한눈에 볼 수 있는 문장은 글자수로 40 단어 미만의 길이임. 그 이상은 읽기를 기피하고 건성으로 읽게 됨.
• 복잡한 느낌이 들지 않도록 통상 A4 한 페이지 지면에 18-20행으로 문장을 안배함.
• 명사로 끝나는 문장은 마침표를 찍지 않고, 명사형으로 끝나는 문장은 반드시 마침표를 찍을 것.

보고서 쓰기 - 상대적 금지사항 #

• 한 단어를 다음 줄로 넘기지 말 것.
• 번호를 붙이든, 문자표를 사용하여 나열하든 간에 외톨이를 만들지 말아야 함.
  • 잘못된 예
    1. 유명한 장군은 ① 김유신
    2. 우리 나라 : 대한민국
  • 잘된 예
    1. 신라장군 : 김유신 (하나인 경우는 번호를 붙이지 않음)
    2. 우리 나라 : 대한민국
• 같은 체계급수(hierarchy grade)는 개요번호 및 부호를 같이 할 것.
• 이때 보고서 작성에 체계적 급수는 ① 설득논리상 순서 혹은 우선 순위, ② 중요도 및 긴급성, ③ 보고 받는 사람의 호기심 자극정도, ④ 정보와 사건의 시계열 순서(time-series order) 등을 감안하여 순서와 급수를 정하게 됨.
• 박스(글상자) 요약 내에는 4줄 미만으로 할 것.
• 가급적 .보고서 1면주의(one-page report principle). 원칙을 어기지 말 것.
• 중간에 끝나는 보고서는 가급적 만들지 말것.
  • 반장 짜리가 나오면 글자의 크기나 줄 간격 등을 조정하여 중간에서 끝나지 않게 해야 함.
• 흥미롭지만 불필요한 사실(자료)들은 잘라 낼 것.
  • 독특하거나 놀라운 것이라고 생각해서 끼워 넣은 자료라도 과감하게 잘라낼 것.
• 손에 잡힐 듯 구체화하되, 아무리 좋은 사례라도 2개 이상은 없앨 것.
  • 꼭 필요한 정보가 3개라면 경중을 가려서 2개만 제시하고, 나머지 하나는 삭제함.
• 가급적 새롭고 신선한 감을 주는 용어 골라 쓸 것.

보고서 쓰기 - 경험적 권고사항 #

• 독자를 중학생 수준으로 가정하자.
• 현학적인 문장은 절대 금지
• 배경, 파급효과와 기대성과에 대한 정량적 산출 근거를 준비하자.
  • 하나의 사안에 대해서 1-2줄의 요약 데이터
  • 필요하면 도표 활용
• 문장은 명사나 명사형으로 통일하여 작성하라.
• 정책, 사회 현안과의 연결 고리를 반드시 발굴하라.
  • 현학적인 연결이 아니라,
  • 산업, 민생(일자리)과 관련된 연결 고리
• 정부 자료의 경우 키워드에 민감하라.
  • 노무현 정권: 참여, 지속가능성
  • MB 정권: 녹색
  • 박근혜 정권: 창조 경제

예시 #

• 내부 위키에서 사례 확인

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